FutureCraft

Datenschutzerklärung für FutureCraft

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

newways.consulting – Knowledge Meeting Ideas, Inhaber Marco Lohmann
Carrer d'Espartero 6, 07013 Palma, Illes Balears, Spanien
E-Mail: mlo@newways.consulting, Telefon: +34 871 242 440

Diese Erklärung gilt für die Website unter https://future-craft.eu und https://future-craft.de (jeweils auch mit www.) und den Dienst FutureCraft unter https://app.future-craft.eu und https://app.future-craft.de sowie für die Programme für Windows, Mac, iPad und iPhone, soweit sie mit diesem Dienst verbunden sind.

2. Das Wichtigste in Kürze

3. Aufruf der Website und des Dienstes

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Sie dienen der sicheren Auslieferung und der Abwehr von Angriffen, zum Beispiel dem Bremsen von Anmeldeversuchen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Protokolle des Webservers werden nach 7 Tagen gelöscht.

Hosting: Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp, Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Anmeldung und Konto

Für die Registrierung verarbeiten wir den Namen des Betriebs, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nur als kryptografischen Hashwert. Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie (fc_sid, HttpOnly, 30 Tage); gespeichert wird bei uns nur ein Hashwert davon.

Zweck ist die Bereitstellung des Dienstes und die Abwicklung des Vertrags, auch der Testphase (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach dem Ende von Testphase, Abo oder Archivzugang bleiben sie 90 Tage zum Ansehen und Exportieren erhalten; danach löschen wir sie, angekündigt 30 und 7 Tage vorher per E-Mail. Länger bewahren wir nur auf, was wir selbst aufbewahren müssen, etwa unsere Rechnungen an Sie (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Ihren eigenen Zugang können Sie jederzeit in FutureCraft löschen (Hilfsprogramme › Konto löschen); als Inhaber auch den ganzen Betrieb mit allen Daten. Der letzte Inhaber löscht immer den ganzen Betrieb. Ihr Name bleibt dabei in den Protokollen des Betriebs, solange es den Betrieb gibt. Aus den Sicherungen verschwinden gelöschte Daten nach spätestens 40 Tagen.

5. E-Mails von FutureCraft

Wir senden E-Mails zur Bestätigung Ihrer Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, zu Einladungen von Kollegen, Erinnerungen an das Ende der Testphase sowie zur Ankündigung und Bestätigung einer Löschung. Sie gehören zum Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Versand über ein Postfach bei unserem Hoster (Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Deutschland).

6. Daten, die Sie in FutureCraft verarbeiten

Adressen Ihrer Kunden und Lieferanten, Angebote, Aufmaße, Rechnungen, Mahnungen und E-Mails, Termine, Arbeitszeiten, Fotos und Unterschriften verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Verantwortlich dafür ist Ihr Betrieb; wir sind Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Sie unter Auftragsverarbeitung finden.

Online-Annahme: Öffnet ein Kunde Ihres Betriebs ein Angebot über den persönlichen Link, speichern wir für Ihren Betrieb den Namen, eine freiwillige Nachricht sowie Datum und Uhrzeit der Annahme. Die Seite setzt keine Cookies.

Mitarbeiter-App: Gibt Ihr Betrieb Mitarbeitern einen Zugang zur App, verarbeiten wir für Ihren Betrieb deren Namen, E-Mail-Adresse und Anmeldungen, ihre Termine, die erfassten Arbeitszeiten, Fotos von Baustellen und Unterschriften von Kunden auf Stundenberichten. Die Kamera nutzt die App nur, wenn ein Mitarbeiter ein Foto aufnimmt. Vor dem Hochladen speichert die App jedes Foto als verkleinertes JPEG ohne die Standortdaten des Originals; nur wenn das auf einem Gerät nicht klappt, geht das Original. Über diese Verarbeitung informiert Ihr Betrieb als Verantwortlicher seine Mitarbeiter.

Kalender-Abo: Mitarbeiter können ihre Termine über einen persönlichen Link in einer Kalender-App abonnieren. Die Kalender-App ruft dann die Termine dieses Mitarbeiters regelmäßig bei uns ab, mit Kunde, Ort und Notizen; der Link selbst ist der Zugang. Was der Anbieter der Kalender-App (etwa Apple, Google oder Microsoft) mit den Terminen tut, richtet sich nach dessen Bedingungen. Ihr Betrieb kann den Link jederzeit sperren oder neu erzeugen.

Großhandel: Richtet Ihr Betrieb einen Großhändler ein (IDS oder OCI), speichern wir Shop-Adresse, Kundennummer, Benutzer und Passwort, das Passwort verschlüsselt. Fragt ein Benutzer Artikel ab oder bestellt, übermittelt FutureCraft diese Zugangsdaten mit der Anfrage über den Browser des Benutzers an den Shop des Großhändlers und übernimmt den Warenkorb zurück. Der Großhändler verarbeitet die Daten nach dem Vertrag Ihres Betriebs mit ihm.

7. KI-Assistent und Posteingang

Im Abo gibt es einen KI-Assistenten, der Vorschläge für Angebote und Texte macht und eingehende E-Mails sortiert. Er ist ausgeschaltet, bis ein Inhaber Ihres Betriebs ihn nach einem Hinweis einschaltet, und lässt sich jederzeit ausschalten. Solange er aus ist, geht nichts an den Anbieter der KI.

Ist er eingeschaltet, übermitteln wir bei jeder Anfrage an den Assistenten die Inhalte dieser Anfrage an Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA („Anthropic“): die Anweisung des Benutzers, mitgeschickte Fotos, Pläne und PDFs und was der Assistent dafür braucht, etwa Leistungen, Textbausteine, Name, Ort und Notizen eines Kunden und frühere Angebote, im Posteingang den Text eingegangener E-Mails, für einen Angebotsvorschlag auch ihre Fotos und PDFs. Darin können personenbezogene Daten Ihrer Kunden und Ansprechpartner stehen. Wir verarbeiten sie im Auftrag Ihres Betriebs (Abschnitt 6); Anthropic ist dabei unser Unterauftragsverarbeiter. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Anthropic verwendet die Inhalte nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie nach spätestens 30 Tagen, sofern nicht ein Gesetz oder ein Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien eine längere Aufbewahrung verlangt.

Bei uns bleiben Vorschläge mit ihren Fotos, Plänen und PDFs, bis Ihr Betrieb sie übernimmt oder verwirft; danach löschen wir sie 90 Tage nach der letzten Änderung. Hochgeladene Dateien, die zu keinem Vorschlag gehören, löschen wir nach einem Tag. Jede Anfrage protokollieren wir ohne Inhalte (Zeitpunkt, Benutzer, Zweck, Modell, Tokens, Kosten), um das KI-Guthaben abzurechnen, für die Dauer des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Posteingang: Richtet ein Inhaber Ihres Betriebs ein Postfach für den Posteingang ein, ruft FutureCraft bei eingeschaltetem KI-Assistenten etwa alle 10 Minuten neue E-Mails aus dem gewählten Ordner ab, beim ersten Abruf nur die letzten 25. FutureCraft liest nur: Im Postfach wird nichts als gelesen markiert, verschoben oder gelöscht, die Originale bleiben dort. Gespeichert werden je E-Mail Absender (auch eine abweichende Antwortadresse oder die Adresse, die in einem Kontaktformular steht), Empfänger, Betreff, Datum, die Kennungen der E-Mail und der Text ohne HTML, von den Anhängen Fotos (JPG, PNG) und PDFs bis 15 MB, von anderen Anhängen nur Name und Größe. Einem Kunden ordnet FutureCraft eine E-Mail über die E-Mail-Adressen in Ihren Adressen zu. Zustellberichte, eigene Kopien, Newsletter und automatische Nachrichten legt FutureCraft zur Seite, ohne ihre Anhänge zu speichern; an die KI gehen sie nur, wenn ein Benutzer dafür ausdrücklich einen Vorschlag anfordert.

Für einen Vorschlag geht der Text der E-Mail (bis 12 000 Zeichen) mit Absender, Betreff und den Namen der Anhänge an Anthropic, dazu Name, Ort, Notizen und frühere Angebote des zugeordneten Kunden. Fotos und PDFs aus der E-Mail gehen nur mit, wenn ein Benutzer den Vorschlag „Angebotsvorschlag“ übernimmt. Antworten verschickt FutureCraft nur auf Klick, über das Postfach Ihres Betriebs.

Erledigte, ignorierte und zur Seite gelegte Nachrichten löschen wir mit ihren Anhängen und Vorschlägen 90 Tage nach der letzten Änderung; offene Nachrichten bleiben, bis Ihr Betrieb sie bearbeitet. Ein Angebotsvorschlag aus einer E-Mail behält deren Text und die mitgeschickten Fotos und PDFs; für ihn gilt die Frist der Vorschläge. Das Passwort des Postfachs speichern wir verschlüsselt, der Inhaber kann den Zugang jederzeit löschen. Über die Verarbeitung ihrer E-Mails informiert Ihr Betrieb als Verantwortlicher die Absender.

Die Vorschläge sind keine automatisierte Entscheidung: Angelegt, geändert oder verschickt wird nichts, bevor ein Benutzer Ihres Betriebs es übernimmt.

8. Freischaltung der Programme für Windows und Mac (Einzelplatz)

Die Einzelplatz-Fassung speichert Ihre Daten nur auf Ihrem Rechner. Zum Freischalten, zum Testen und zum Aktualisieren der Lizenz verbindet sie sich mit unserem Lizenzserver: von selbst höchstens einmal am Tag, wenn eine Internetverbindung besteht, außerdem wenn Sie „Lizenz aktualisieren“ wählen. Dabei verarbeiten wir den Lizenzschlüssel, für den Test den Namen des Betriebs und die E-Mail-Adresse, eine verschlüsselte (gehashte) Kennung des Rechners, den Namen des Rechners und die Programmversion, außerdem kurzzeitig die IP-Adresse zur Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Belege, Adressen und andere Inhalte werden dabei nicht übertragen. Die Angaben zur Lizenz speichern wir für die Dauer der Lizenz und nach den steuerrechtlichen Fristen.

9. Abrechnung

Für die Abrechnung des Abos, der Aufladungen des KI-Guthabens und den Kauf der Einzelplatz-Lizenz verarbeiten wir Name des Betriebs, E-Mail-Adresse des Inhabers, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gebuchte Arbeitsplätze und den Stand der Zahlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungen bewahren wir nach den steuerrechtlichen Fristen auf.

Bezahlt wird über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“). Bankverbindung oder Kartendaten geben Sie direkt auf der Bezahlseite von Stripe ein; wir erhalten sie nicht, nur eine Kennung des Kunden und des Abos bei Stripe. Stripe stellt die Rechnungen aus und prüft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Stripe verarbeitet die Daten auch zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten in eigener Verantwortung. Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy.

10. Weitergabe und Drittländer

Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, soweit sie für den Vertrag nötig ist (Hosting, E-Mail-Versand, Zahlung über Stripe, bei eingeschaltetem KI-Assistenten Anthropic), Ihr Betrieb sie veranlasst (an seinen Großhändler, an die Kalender-Apps seiner Mitarbeiter, an die Empfänger seiner E-Mails) oder wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Die Daten in FutureCraft selbst bleiben in Deutschland; nur die Inhalte von Anfragen an den KI-Assistenten gehen an Anthropic in den USA (Abschnitt 7). Stripe kann Zahlungsdaten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Nachricht an mlo@newways.consulting genügt.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es. Sie können sich auch an die Behörde Ihres Wohnorts oder Sitzes wenden.

12. Sicherheit

Die Verbindung ist mit TLS verschlüsselt. Die Daten jedes Betriebs sind voneinander getrennt. Passwörter für Postfächer und Großhändler und einen eigenen Anthropic-Schlüssel speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM). Wir sichern den Datenbestand täglich an einem zweiten Standort.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.