Termin-Verwaltung
Stand: FutureCraft 1.3.0
Im Abo steht an dem, was es nur im Abo gibt, Einzelplatz an dem, was nur für das Programm mit Lizenz auf einem Rechner gilt (Einstieg › Fassungen).
In der Termin-Verwaltung planen Sie, wer wann wo arbeitet. Sie öffnen sie im Hauptmenü mit Termin-Verwaltung (Taste 0); aus einem Angebot führt Diverse › Termin planen … hierher. Oben stehen die Reiter Plantafel, Terminliste (F2) und Mitarbeiter (F9).
Plantafel
Die Plantafel zeigt eine Woche von Montag bis Samstag. Jeder Mitarbeiter hat eine Zeile, nach Kolonnen geordnet; darunter steht die Zeile „ohne Mitarbeiter“ für Termine, die noch zu vergeben sind. Termine sind Balken über ihre Tage in der Farbe des Mitarbeiters, erledigte mit Häkchen. Hat derselbe Mitarbeiter zur selben Zeit zwei Termine, markiert ⚠ die Überschneidung.
- Neuer Termin: ein Klick ins freie Feld oder „Neuer Termin“ (F7) am gewählten Tag und Mitarbeiter.
- Verschieben: den Balken mit der Maus, dem Stift oder dem Finger auf einen anderen Tag ziehen, auch zu einem anderen Mitarbeiter.
- Woche wechseln: mit ‹ und ›, „Heute“ oder dem Feld „Woche von“.
- Sonntag: „Sonntag zeigen“ blendet ihn ein; die Zahl dahinter nennt Termine am Sonntag.
| Taste | Wirkung |
|---|---|
| Pfeiltasten | Feld auf der Plantafel wählen |
| Enter | Termin öffnen, im freien Feld neu anlegen |
| F7 | Neuer Termin |
| Shift + Pfeil | Termin verschieben, auch zu einem anderen Mitarbeiter |
| Strg Entf | Termin löschen, nach einer Rückfrage |
| Bild ↑ ↓ oder Alt ← → | Woche zurück und vor |
| Pos1 | zu dieser Woche |
| S | Sonntag zeigen oder ausblenden |
| Esc | zurück, woher Sie kamen |
Termin anlegen und ändern
Im Fenster eines Termins tragen Sie ein:
- Titel, etwa „Malerarbeiten Treppenhaus“
- Beginn und Ende, je mit Uhrzeit, oder „ganztägig“. Ein Termin mit Uhrzeit läuft ohne Unterbrechung von Beginn bis Ende; Arbeit an mehreren Tagen planen Sie besser ganztägig.
- Mitarbeiter: einen Haken bei jedem, der eingeplant ist. Ohne Haken steht der Termin „ohne Mitarbeiter“.
- Kunde aus den Adressen und das Objekt des Kunden, oder ein Objekt frei eingetragen
- Bezug auf Beleg: das Angebot, zu dem der Termin gehört
- Notiz, etwa „Schlüssel beim Hausmeister“, und der Status: geplant oder erledigt
„Speichern“ (F10); Enter springt von Feld zu Feld. Hat jemand den Termin inzwischen an anderer Stelle geändert, wählen Sie „Stand von dort laden“ oder „Meinen Stand speichern“. „Termin löschen“ fragt nach.
Aus einem Angebot öffnet Diverse › Termin planen … gleich einen neuen Termin mit dem Betreff als Titel, Kunde, Bauvorhaben und Bezug auf das Angebot. Über der Plantafel steht dann, was zu diesem Angebot schon geplant ist; „Zurück zum Beleg“ führt zurück. Die Termine eines Kunden stehen auch in seiner Karteikarte in den Adressen.
Im Abo Der Termin zeigt auch die Fotos und Unterschriften, die Ihre Leute in der Mitarbeiter-App dazu aufgenommen haben.
Terminliste
Die Terminliste (F2) zeigt die Termine ab heute mit Wann, Titel, Kunde, Objekt, Mitarbeiter, Beleg und Status. Sie suchen nach Titel, Kunde, Objekt, Notiz oder Beleg-Nr., grenzen mit von und bis den Zeitraum ein und wählen einen Mitarbeiter oder „ohne Mitarbeiter“.
↑ ↓ wählt, Enter öffnet, F7 legt einen Termin an, Strg Entf löscht, Esc führt zur Plantafel.
Mitarbeiter
Unter Mitarbeiter (F9) legen Sie Ihre Leute an:
- „Neuer Mitarbeiter“ (F7).
- Name, Kürzel (höchstens 8 Zeichen, so steht er auf der Plantafel), Kolonne und Farbe auf der Plantafel. Mitarbeiter derselben Kolonne stehen auf der Plantafel zusammen.
- Telefon, E-Mail und die Lohnkosten je Stunde für die Nachkalkulation; leer gilt der Lohnkostensatz des Betriebs.
Gespeichert wird von selbst, sobald der Mitarbeiter einen Namen oder ein Kürzel hat. Wer nicht mehr eingeplant werden soll, bekommt den Haken bei „aktiv“ weg; seine Termine bleiben im Verlauf. Löschen (Strg Entf) fragt nach; ist der Mitarbeiter noch eingeplant, trägt ihn „Austragen und löschen“ aus seinen Terminen aus.
Kalender-Abo der Mitarbeiter
Im Abo Mit dem Kalender-Abo sieht ein Mitarbeiter seine Termine im Kalender seines Handys, mit Anschrift und Telefon des Kunden; ändern lassen sie sich dort nicht. Im Kalender stehen die Termine von 30 Tagen zurück bis ein Jahr voraus. Das Handy holt Änderungen von selbst, der Google Kalender allerdings nur alle paar Stunden. Einrichten können es Inhaber und Büro:
- Unter Mitarbeiter den Mitarbeiter wählen; er muss aktiv sein.
- Unter „Termine aufs Handy (Kalender-Abo)“ auf „Link erstellen“.
- Den Link gleich weitergeben: „Kopieren“, oder der Mitarbeiter scannt den QR-Code mit dem iPhone und tippt auf „Abonnieren“. Die Anleitung für Android und Google Kalender steht im Fenster.
FutureCraft zeigt den Link nur beim Erstellen und speichert nur einen Prüfwert. Wer ihn noch einmal braucht, erstellt mit „Neuen Link erstellen …“ einen neuen; der alte gilt dann nicht mehr. „Link sperren …“ beendet das Abo.
Der Link ist geheim: Wer ihn hat, sieht die Termine dieses Mitarbeiters. Geben Sie ihn nur dem Mitarbeiter selbst.
Einzelplatz Im Einzelplatz zeigt der Link zum Kalender-Abo auf diesen Rechner und gilt nur, solange FutureCraft hier läuft; ein Handy erreicht ihn von unterwegs nicht. Abonnieren kann ihn ein Kalenderprogramm auf diesem Rechner, etwa Apple Kalender oder Outlook: unter Mitarbeiter den Mitarbeiter wählen, „Link erstellen“, dann „Kopieren“. FutureCraft zeigt den Link nur dabei.
Termine aufs Handy gibt es mit FutureCraft im Abo (Server im Internet).