Adressen

Stand: FutureCraft 1.3.0

In den Adressen stehen Ihre Kunden und Lieferanten. Zu jedem Kunden gehören seine Objekte (Baustellen), seine Ansprechpartner und der Verlauf mit Belegen, Terminen und Wartung. Angebote und Rechnungen holen die Anschrift von hier, siehe Kunde und Bauvorhaben.

Sie öffnen das Programm im Hauptmenü mit Adressen (Taste 1). Gespeichert wird im Hintergrund, einen Knopf zum Speichern gibt es nicht.

Suchen und auswählen

Ein Suchfeld genügt: Name, Ort, Straße, Telefon, E-Mail, Kundennummer, Objekt oder Ansprechpartner. Jedes Wort muss vorkommen; Telefonnummern finden Sie auch ohne Leer- und Trennzeichen. Oben wählen Sie Kunden, Lieferanten oder Alle.

• Ins Suchfeld kommen Sie von überall im Programm (F2).
• ↑ ↓ wählt eine Adresse, Enter springt in ihre Karteikarte.
• Esc leert die Suche, ein zweites Esc führt ins Hauptmenü.

Kunden und Lieferanten findet auch die Befehlssuche (Strg K), aus jedem Programm.

Neue Adresse

1. „Neue Adresse“ (F7). Steht der Filter oben auf Lieferanten, entsteht ein Lieferant, sonst ein Kunde.
2. Name bzw. Firma eintragen. Sobald ein Name da ist, legt FutureCraft die Adresse an und vergibt die nächste Nummer; die Zeile unten meldet „… ist als Kunde … angelegt.“
3. Die übrigen Felder ausfüllen. Enter springt ins nächste Feld, Esc zurück ins Suchfeld.

Eine neue Adresse ohne Namen nehmen Sie mit „Verwerfen“ zurück.

Die Nummer vergibt FutureCraft selbst. Eine eigene tragen Sie im Feld Kundennummer (beim Lieferanten Lieferantennummer) ein; jede Nummer gibt es nur einmal. Mit welcher Nummer neue Kunden und Lieferanten beginnen, stellt der Inhaber unter Parameter › Nummern ein.

Karteikarte

Oben in der Karteikarte stehen der Name, die Zahl der Belege, der Umsatz und offene Angebote, daneben die Knöpfe Angebot (F8), Rechnung (F9) und Brief. Enter springt von Feld zu Feld, Esc zurück ins Suchfeld.

Die Karteikarte hat diese Abschnitte:

• Kundennummer und Kundenart: Privatkunde, Gewerbe oder Öffentlicher Auftraggeber. Privatkunden bekommen auf dem Beleg den Ausweis nach § 35a EStG.
• Anschrift: Anrede, Titel, Name (bei Firmen „Firma oder Behörde“), Vorname, Zusatz, Straße, PLZ und Ort, Land.
• Kontakt: Telefon, Mobil und E-Mail. An die E-Mail-Adresse gehen Angebote und Rechnungen.
• Rechnung und E-Rechnung (nur Kunden): Zahlungsziel in Tagen (leer: wie im Betrieb) und Briefanrede; bei Gewerbe und öffentlichen Auftraggebern dazu USt-IdNr. und „Unsere Lieferantennummer“, falls der Kunde Ihnen eine vergeben hat, bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Darunter steht, wie die Anschrift auf dem Beleg erscheint.
• Objekte, Ansprechpartner, Notizen und der Verlauf, siehe unten.

Die Leitweg-ID braucht es für die XRechnung an Behörden. FutureCraft prüft ihre Prüfziffer; passt sie nicht, erfragen Sie die richtige beim Auftraggeber.

Objekte und Baustellen

Ein Kunde kann mehrere Objekte haben, etwa eine Hausverwaltung mit vielen Häusern. Mit „Objekt hinzufügen“ tragen Sie Objekt, Straße, PLZ, Ort und einen Hinweis ein (Schlüssel, Zugang …); PLZ und Ort des Kunden stehen schon drin. ✕ entfernt ein Objekt wieder.

Im Beleg wählen Sie das Objekt als Bauvorhaben (Adresse › Objekt des Kunden wählen …), im Termin als Ort der Arbeit.

Ansprechpartner

Mit „Ansprechpartner hinzufügen“ tragen Sie Name, Aufgabe (etwa Objektbetreuung), Telefon und E-Mail ein. Ansprechpartner gibt es bei Kunden und bei Lieferanten; die Suche findet sie mit.

Belege und Verlauf

Unten in der Karteikarte eines Kunden steht, was es mit ihm schon gibt:

• Belege: alle Angebote und Rechnungen mit Art, Nummer, Datum, Betreff, Brutto und Status. Ein Klick oder Enter öffnet den Beleg.
• Termine: die Termine beim Kunden; ein Klick öffnet sie in der Termin-Verwaltung.
• Wartung und Kundendienst: Wartungsverträge und Kundendienst-Meldungen. „Neuer Wartungsvertrag …“ und „Neue Kundendienst-Meldung …“ legen sie unter Kundendienst und Wartung an.

Ein neues Angebot für den Kunden schreiben Sie mit Angebot (F8), eine Rechnung mit Rechnung (F9).

Angebote und Rechnungen gehen nur an Kunden, nicht an Lieferanten.

Adresse löschen

„Adresse löschen“ unten in der Karteikarte (Strg Entf) fragt erst nach: „Wirklich löschen?“

Adressen, die in Belegen stehen oder zu denen es Wartungsverträge oder Kundendienst-Meldungen gibt, bleiben erhalten; FutureCraft sagt dann, warum.

Adressen übernehmen

Beim Umstieg übernehmen Sie Kunden und Lieferanten als CSV-Datei aus Ihrer bisherigen Software oder aus Excel („CSV UTF-8“ oder „CSV (Trennzeichen-getrennt)“).

1. In den Adressen „Importieren …“.
2. Kunden oder Lieferanten wählen, dann „Datei wählen …“. Zeichensatz und Trennzeichen erkennt FutureCraft selbst.
3. Die Spalten prüfen: FutureCraft ordnet sie nach den Überschriften zu, unter „übernehmen als“ ändern Sie, was nicht passt. Eine Spalte mit Name oder Firma muss dabei sein. Hat die Datei keine Überschriften, nehmen Sie den Haken bei „Erste Zeile enthält Überschriften“ heraus.
4. Die Vorschau prüfen, besonders die Kundenart: Privatkunden bekommen den Ausweis nach § 35a EStG. Ändern lässt sie sich danach auch in der Karteikarte.
5. Den Knopf „… importieren“ drücken; er nennt die Zahl der Kunden bzw. Lieferanten.

Vorhandene Adressen ändert der Import nicht. Ordnen Sie die Spalte mit Ihrer bisherigen Nummer zu (Kunden-/Lieferantennummer), behalten Ihre Kunden ihre Nummern; Zeilen mit einer schon vergebenen Nummer überspringt FutureCraft und listet sie danach mit Zeile und Grund. Neue Adressen bekommen danach Nummern hinter der höchsten übernommenen.