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Allgemeine Module

Stand: FutureCraft 1.3.0

Im Abo steht an dem, was es nur im Abo gibt, Einzelplatz an dem, was nur für das Programm mit Lizenz auf einem Rechner gilt (Einstieg › Fassungen).

Im Ordner Allgemeine Module stehen Programme, die zu mehreren Bereichen gehören: die offenen Posten mit dem Mahnwesen, die Nachkalkulation sowie Kundendienst und Wartung, Im Abo dazu der Posteingang.

Sie öffnen den Ordner im Hauptmenü. Darin öffnet ein Buchstabe das Programm: Offene Posten (Taste O), Nachkalkulation (Taste N), Kundendienst und Wartung (Taste K), Im Abo dazu der Posteingang (Taste P). Esc führt ins Hauptmenü.

Im Abo Posteingang

Der Posteingang holt E-Mails aus dem Postfach des Betriebs. Die KI ordnet sie Kunden zu und schlägt vor, was zu tun ist: Kunde anlegen, Notiz, Angebotsvorschlag oder eine Antwort. Übernommen wird nur, was Sie anhaken. Dafür muss der KI-Assistent eingeschaltet sein; ist er aus, bleibt der Posteingang zum Ansehen offen.

  1. Das Postfach richtet der Inhaber einmal ein: „Postfach …“ (Taste P) mit Mailserver (IMAP), Port und Verschlüsselung, Benutzername, Passwort und Ordner, meist INBOX.
  2. Die Liste zeigt die E-Mails mit den Filtern Offen, Erledigt, Zur Seite gelegt und Fehler. Neue holt FutureCraft regelmäßig von selbst ab, sofort mit „Jetzt abholen“ (Taste A).
  3. Eine Nachricht öffnen: Links steht, was hereinkam, rechts der Vorschlag der KI.
  4. Bei dem, was gelten soll, den Haken setzen, dann „Übernehmen“ (Strg Enter). Unter „Mach es anders“ beschreiben Sie, was die KI ändern soll; „Neue Fassung“ schreibt den Vorschlag neu.

Eine Antwort geht erst nach dem Übernehmen mit „Senden“ hinaus, über das Postfach des Betriebs mit Logo und Fußzeile. Ein übernommener Angebotsvorschlag rechnet im Hintergrund und steht danach bei der Nachricht mit „Als neues Angebot anlegen“.

Offene Posten

Offene Posten zeigt die festgeschriebenen Rechnungen, die noch nicht ganz bezahlt sind, mit Fälligkeit, Verzug, Betrag, Bezahltem, Offenem und Mahnstufe. Oben stehen die Summen: offen, davon überfällig, die Zahl der Rechnungen und wie viele Mahnungen fällig sind. Sie öffnen es im Ordner Allgemeine Module (Taste O) oder in der Belegliste von Angebot / Rechnung (Taste O); Esc führt dorthin zurück, woher Sie kamen.

↑ ↓ wählt eine Rechnung, Enter öffnet sie. Die Buchstaben Z, M, L und K stehen unten in der Leiste.

Zahlungen erfassen

  1. Die Rechnung wählen und „Zahlung erfassen“ (Taste Z).
  2. Datum, Betrag (vorbelegt mit dem offenen Betrag), Art (Überweisung, Bar, Karte, Lastschrift, Verrechnung oder Sonstiges) und eine Notiz eintragen, etwa Skonto oder Teilzahlung.
  3. „Zahlung buchen“.

Reichen die Zahlungen, steht die Rechnung auf bezahlt. Zahlungen lassen sich nicht ändern oder löschen; einen Fehler korrigiert „gegenbuchen“ bei der Zahlung. Aus dem Beleg erreichen Sie dasselbe unter Diverse › Zahlungen und Mahnungen …, siehe Zahlungen und Status. Einen Skontoabzug buchen Sie als eigene Zahlung mit der Notiz Skonto; die Umsatzsteuer dazu korrigiert die Buchhaltung, siehe Mahnwesen unter den bekannten Grenzen.

Mahnungen und Mahnlauf

Ist eine Stufe fällig, schlägt FutureCraft sie vor: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Wann, stellen Sie unter Parameter › Mahnwesen ein.

  1. Die Rechnung wählen und die Mahnung öffnen (Taste M). Das Fenster nennt die nächste Stufe, rechnet Mahngebühr, Verzugszinsen und gegebenenfalls die Pauschale aus und zeigt die Vorschau.
  2. „… schreiben“, etwa „1. Mahnung schreiben“. Das Schreiben kommt als PDF ins Archiv.
  3. „Per E-Mail senden“: Empfänger, Betreff und Text sind vorbelegt, im Anhang stehen Mahnschreiben und Rechnung. Zum Drucken öffnet „PDF öffnen“ das Schreiben.

Eine geschriebene Mahnung lässt sich nicht mehr ändern. Prüfen Sie vorher die Vorschau.

Der Mahnlauf (Taste L) schreibt alle fälligen auf einmal: die Haken prüfen, wahlweise „gleich per E-Mail senden, wo eine Adresse hinterlegt ist“, dann „… Schreiben erstellen“. Schreiben an Kunden ohne E-Mail-Adresse öffnen Sie danach unter Mahnung (Taste M) zum Drucken. Ist nichts fällig, meldet FutureCraft „Heute ist keine Mahnung fällig.“

Kontoauszug abgleichen

  1. Im Online-Banking den Kontoauszug im Format CAMT.053 herunterladen, oft „XML“ oder „ISO 20022“ genannt.
  2. In Offene Posten „Kontoauszug einlesen“ (Taste K) und die Datei wählen.
  3. FutureCraft ordnet die Gutschriften Rechnungen zu, an der Rechnungsnummer im Verwendungszweck oder am Betrag („erkannt am Betrag, bitte prüfen“). Prüfen Sie jede Zuordnung, ändern Sie sie, wo nötig, und lassen Sie den Haken nur bei dem, was gebucht werden soll.
  4. „Zahlungen buchen“.

Jede Bankbuchung zählt nur einmal, auch wenn Sie denselben Auszug noch einmal einlesen.

Nachkalkulation

Die Nachkalkulation vergleicht je Auftrag Soll und Ist: was das Angebot kalkuliert hat und was Stunden, Material und Fremdleistung wirklich gekostet haben. Ein Angebot wird zum Auftrag, wenn es angenommen ist (im Beleg Diverse › Status: angenommen), wenn eine Rechnung daraus entsteht oder sobald Stunden oder Kosten dazu erfasst sind. Sie öffnen die Nachkalkulation im Ordner Allgemeine Module (Taste N); im Angebot und in jeder Rechnung daraus führt Kalkulation › Nachkalkulation … dorthin.

Die Liste zeigt alle Aufträge mit Stunden Soll und Ist, Erlös, Deckungsbeitrag und Ampel. Die Suche findet Nummer, Kunde, Betreff und Bauvorhaben; der Filter (F3) wechselt zwischen Alle, Offen und Abgeschlossen. Ein geöffneter Auftrag hat die Reiter Auswertung (F4), Stunden (F5) sowie Material und Fremdleistung (F6). „Angebot öffnen“ (F8) zeigt das Angebot, „Auftrag wählen“ (F2) führt zurück zur Liste.

Stunden

Im Reiter Stunden erfassen Sie Zeile für Zeile: Mitarbeiter als Kürzel, Datum (etwa 2.11.), Stunden (7,5 oder 7:30) oder von und bis mit Pause in Minuten, dazu die Tätigkeit. Gespeichert wird von selbst.

Enter springt weiter, am Zeilenende in eine neue Zeile mit Mitarbeiter und Datum der vorigen. F7 legt eine neue Zeile an, Strg Entf löscht eine.

Die Mitarbeiter und ihre Lohnkosten je Stunde kommen aus der Termin-Verwaltung. Im Abo Stunden aus der Mitarbeiter-App tragen die Marke App; was der Kunde im Stundenbericht unterschrieben hat, steht als unterschrieben da.

Material und Fremdleistung

Im Reiter Material und Fremdleistung erfassen Sie die Kosten netto, je Zeile Datum, Art (Material, Fremdleistung oder Sonstiges), Text, Betrag, Lieferant und Beleg-Nr.

Auswertung

Die Auswertung stellt Soll und Ist je Art gegenüber, mit der Abweichung in Euro und Prozent:

  • Soll aus der Kalkulation des Angebots wie in Kalk: Lohnstunden, Lohnkosten, Material zum Einkaufspreis, Fremdleistung und Erlös.
  • Ist aus den Stunden mal den Lohnkosten des Mitarbeiters (ohne eigene mit dem Lohnkostensatz des Betriebs) und den Kostenzeilen. Der Erlös kommt aus den festgeschriebenen Rechnungen des Auftrags, sobald eine Rechnung oder Schlussrechnung festgeschrieben ist; bis dahin, auch bei Abschlägen, vorläufig aus dem Angebot. Stornierte Rechnungen zählen nicht.
  • Deckungsbeitrag Soll und Ist in Euro und in Prozent vom Erlös, dazu die Stunden je Mitarbeiter.

Die Ampel fasst es zusammen: rot, wenn die Kosten über dem Erlös liegen oder der Deckungsbeitrag mehr als 15 Prozentpunkte unter Soll liegt; gelb bei mehr als 5 Prozentpunkten darunter oder unter 10 Prozent vom Erlös; sonst grün. Daneben steht die Begründung in einem Satz.

Kundendienst und Wartung

Hier führen Sie Wartungsverträge mit einer Fälligkeitsliste und die Meldungen des Kundendienstes. Sie öffnen es im Ordner Allgemeine Module (Taste K) oder aus der Karteikarte eines Kunden in den Adressen. Die Reiter heißen Fällig, Wartungsverträge (F5) und Kundendienst (F6).

Wartungsverträge

  1. „Neuer Wartungsvertrag“ (F7).
  2. Bezeichnung, Kunde und Objekt, dazu die Leistung als Text der Position im Angebot bzw. in der Rechnung.
  3. Intervall in Monaten, nächste Fälligkeit und Vorlauf in Tagen.
  4. Unter Abrechnung einen Pauschalpreis netto oder Leistungen aus den Stammdaten mit Menge.
  5. „Speichern“ (F10).

Der Reiter Fällig zeigt überfällige Wartungen und solche im Vorlauf. Für den gewählten Vertrag legt Termin (Taste T) einen Termin an, Angebot (Taste A) und Rechnung (Taste R) erstellen den Beleg. Erledigt (Taste E) hält die Wartung fest und rechnet die nächste Fälligkeit von der geplanten aus weiter, nicht von heute; liegen schon mehrere zurück, kann es sie bis heute überspringen. Der Serienbrief „Wartung fällig“ (Taste S) öffnet unter Briefe einen Serienbrief an die Kunden der fälligen Wartungen.

Meldungen

Im Reiter Kundendienst nehmen Sie mit „Neue Meldung“ (F7) auf, was ein Kunde meldet: Eingang am, gemeldet von, die Meldung, Priorität (niedrig, normal, dringend) und Stand (offen, geplant, erledigt), auf Wunsch mit Wartungsvertrag, Bezug auf einen Beleg und Gewährleistungsfall. Termin (Taste T) plant den Einsatz, Erledigt (Taste E) schließt die Meldung ab.

Ist ein Vertrag oder eine Meldung erledigt, gilt auch der geplante Termin dazu als erledigt.