Parameter

Stand: FutureCraft 1.3.0

Im Abo steht an dem, was es nur im Abo gibt, Einzelplatz an dem, was nur für das Programm mit Lizenz auf einem Rechner gilt (Einstieg › Fassungen).

In den Parametern stellen Sie ein, was für den ganzen Betrieb gilt: Firmendaten, Erscheinungsbild, Texte, Nummern, Mahnwesen und E-Mail. Sie öffnen sie im Hauptmenü mit Parameter (Taste 7).

Rechts zeigt eine Vorschau das echte PDF eines Musterangebots mit Ihren Einstellungen, schon vor dem Speichern; im Reiter Mahnwesen eine Muster-Mahnung, im Reiter E-Mail die E-Mail. Gespeichert wird mit „Speichern“ (Strg S); oben steht, ob noch etwas offen ist. Was beim Verlassen noch nicht gespeichert ist, speichert FutureCraft mit. Neue Belege erscheinen danach mit den neuen Einstellungen.

Firmendaten

• Firma: Name des Betriebs, Rechtsform, Kürzel Bearbeiter, Anschrift, Telefon, E-Mail und Internet. Name und Rechtsform stehen in Briefkopf, Absenderzeile und Fußzeile.
• Pflichtangaben: Inhaber bzw. Geschäftsführung, Registergericht, Registernummer, Steuernummer und USt-IdNr.
• Bank: Bank, IBAN und BIC. FutureCraft prüft die Prüfziffer der IBAN. Die Bankverbindung steht in der Fußzeile und als Zahlungsweg in der E-Rechnung.
• Ansprechpartner für Rechnungen: Name, Telefon und E-Mail; für die XRechnung an Behörden sind sie Pflicht.

Die Fußzeile der Belege setzt FutureCraft daraus zusammen: Anschrift, Kontakt, Bankverbindung, Inhaber bzw. Geschäftsführung, Register und USt-IdNr. (ohne sie die Steuernummer).

Erscheinungsbild

So sehen Ihre Belege aus, auf dem Bildschirm und im PDF gleich.

• Logo: PNG oder JPG, am besten mindestens 600 Pixel breit und mit durchsichtigem Hintergrund (SVG lässt sich nicht ins PDF/A einbetten). Dazu Position (Links, Mitte, Rechts), Breite in Millimetern und eine Zeile unter dem Logo, etwa „Meisterbetrieb seit 1987“. Ohne Logo steht der Firmenname in der Hausfarbe im Kopf.
• Farben: Die Hausfarbe färbt Überschrift, Linien und die Gesamtsumme; dazu die Textfarbe.
• Schrift: IBM Plex Sans, Barlow oder eine eigene Schrift als TTF, OTF oder WOFF, normal und fett. Die Lizenz der Schrift muss das Einbetten in PDFs erlauben.
• Eigenes Briefpapier: ein PDF in A4 für die erste Seite und eines für die Folgeseiten (ohne eigenes gilt das der ersten). Nach dem Hochladen schaltet FutureCraft den eigenen Briefkopf und die Fußzeile aus, weil das Briefpapier sie meist schon enthält; mit „Eigenen Briefkopf mit Logo drucken“ und „Fußzeile mit Firmendaten und Pflichtangaben drucken“ holen Sie sie zurück. Druckvorlagen in CMYK rechnet FutureCraft um; die Schriften müssen im PDF eingebettet sein.
• Aufbau nach DIN 5008: Form B (45 mm Kopf, üblich) oder Form A (27 mm Kopf), Falz- und Lochmarken und der GiroCode auf Rechnungen, ein QR-Code zum Bezahlen mit der Banking-App (braucht die IBAN unter Firmendaten).

Kalkulation

Der Reiter zeigt die Kalkulationssätze des Betriebs. Gepflegt werden sie im Programm Kalk (Taste 5), „Sätze in Kalk pflegen“ führt dorthin; dort lässt sich der Verrechnungssatz auch aus Stundenlohn und Zuschlägen herleiten, siehe Sätze des Betriebs. Festgeschriebene Rechnungen ändern sich durch neue Sätze nicht.

Texte

• Angebot: Einleitung, Schluss und wie viele Wochen das Angebot gilt.
• Rechnung und Gutschrift: Einleitung und Schluss der Rechnung, Einleitung der Gutschrift und das Zahlungsziel in Tagen.

Ein Zahlungsziel beim Kunden in den Adressen geht dem des Betriebs vor.

Nummern

Unter Format der Nummern legen Sie fest, wie Angebots- und Rechnungsnummern aussehen. Platzhalter sind {JJJJ} (Jahr), {JJ} (Jahr zweistellig), {MM} (Monat) und {NNNN} (Zähler, die Zahl der N sind die Mindeststellen), etwa RE-{JJJJ}-{NNNN}. Mit „jedes Jahr wieder bei 1 beginnen“ muss das Jahr in der Nummer stehen. Ein neues Format gilt nach dem Speichern für alle Nummern, die ab dann vergeben werden.

Unter Nächste Nummern trägt der Inhaber beim Umstieg die nächste Nummer aus der bisherigen Software ein, für Angebote, Rechnungen und Gutschriften, Kunden und Lieferanten, und bestätigt mit „Übernehmen“. Rechnungsnummern lassen sich nur erhöhen, damit keine doppelt vorkommt; schon vergebene Angebots- und Kundennummern überspringt FutureCraft. Jede Änderung steht im Protokoll der Startwerte.

Die Rechnungsnummer selbst vergibt FutureCraft erst beim Festschreiben, lückenlos.

Mahnwesen

Das Mahnwesen hat drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung. Je Stufe stellen Sie ein:

• Vorschlag nach Tagen: wann die Stufe vorgeschlagen wird, gezählt ab Fälligkeit bzw. ab Ablauf der letzten Frist
• Neue Frist in Tagen: ab dem Datum des Schreibens
• Mahngebühr: der Betrag, der auf das Schreiben dieser Stufe kommt

Dazu kommen die Verzugszinsen: einschalten, Basiszinssatz in Prozent und seit wann er gilt. FutureCraft rechnet sie ab der 1. Mahnung, bei Privatkunden mit 5, bei Unternehmern mit 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Die Bundesbank passt den Basiszinssatz zum 1. Januar und 1. Juli an; den neuen Satz tragen Sie hier nach. Wahlweise kommt bei Unternehmern einmal ab der 1. Mahnung die Pauschale von 40 Euro dazu (§ 288 Abs. 5 BGB).

Für jede Stufe gibt es eine Einleitung und einen Schluss. Die Anrede setzt FutureCraft aus der Rechnungsanschrift davor; im Text stehen Platzhalter wie {frist}, {nummer}, {betrag} und {rechnungsdatum}. Gemahnt wird unter Offene Posten.

E-Mail

Über ein Postfach des Betriebs gehen Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Briefe per E-Mail hinaus, siehe Vorschau, PDF und Versand.

1. Postfach: unter Anbieter eine Vorlage wählen (IONOS, STRATO, Telekom, GMX, WEB.DE, Google Mail, Microsoft 365) oder Mailserver (SMTP), Port und Verschlüsselung selbst eintragen; dazu Benutzername und Passwort.
2. „Postfach speichern“, dann „Testnachricht an … senden“ und im eigenen Posteingang nachsehen.
3. Absender: Absendername, Absenderadresse und „Antworten an“. Die Absenderadresse muss zum Postfach passen, sonst landen E-Mails leicht im Spam. Auf Wunsch geht eine Kopie jeder E-Mail an die Absenderadresse (BCC).
4. Vorlagen für Angebot, Rechnung, Gutschrift sowie Zahlungserinnerung und Mahnung, je mit Betreff und Text. Platzhalter wie {anrede}, {nummer} oder {betrag} setzt FutureCraft beim Versand ein; die ganze Liste steht unter den Vorlagen.

Das Passwort speichert FutureCraft verschlüsselt, es erscheint nie wieder; zum Ändern tragen Sie es neu ein. Bei Google Mail braucht es ein App-Passwort, bei Microsoft 365 muss „SMTP AUTH“ für das Postfach freigeschaltet sein. Rechts zeigt die Vorschau, wie die E-Mail beim Kunden ankommt, mit Logo und Fußzeile.

Im Abo Mit „Bei Angeboten die Online-Annahme vorschlagen“ ist beim Versand eines Angebots die Online-Annahme schon angehakt.