Angebot / Rechnung

Stand: FutureCraft 1.3.0

Im Abo steht an dem, was es nur im Abo gibt, Einzelplatz an dem, was nur für das Programm mit Lizenz auf einem Rechner gilt (Einstieg › Fassungen).

Angebot und Rechnung sind in FutureCraft ein Programm. Sie schreiben direkt auf dem Blatt, so wie der Beleg gedruckt und versendet wird, im Erscheinungsbild Ihres Betriebs. Aus dem Angebot wird mit einem Befehl die Rechnung; beim Festschreiben bekommt sie ihre Nummer und wird zur E-Rechnung.

Sie öffnen das Programm im Hauptmenü unter Angebot / Rechnung (Taste 2).

Im Beleg stehen alle Befehle in der Menüleiste über dem Blatt: Datei, Bearbeite, Adresse, Titel, Position, Material, Berechne, Umschalten, Zeile, Spring, Kalkulation, Inhalt, Diverse, Suche, Nummer, Extra, Hilfe und Ende. Alt drücken und loslassen öffnet sie mit der Tastatur. Die wichtigsten Befehle liegen auf den Funktionstasten; F1 zeigt alle Tasten des Editors (Hilfe › Tastaturübersicht), sie stehen auch unter Tasten.

Belegliste

Die Belegliste zeigt Angebote, Rechnungen und Gutschriften mit Art, Nummer, Kunde, Betreff, Datum, Betrag und Status. Rechnungen im Entwurf haben noch keine Nummer, dort steht „Entwurf“; festgeschriebene sind als „festgeschrieben“ gekennzeichnet.

• Neues Angebot (Taste N) und Neue Rechnung (Taste R) legen einen Beleg an und öffnen ihn.
• GAEB einlesen … (Taste G) macht aus dem Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung ein neues Angebot, mehr unter GAEB einlesen. Zurück geht das Angebot mit Datei › GAEB ausgeben …, mehr unter GAEB ausgeben.
• Offene Posten (Taste O) zeigt die festgeschriebenen Rechnungen mit Zahlungen und Mahnungen, mehr unter Offene Posten.
• ↑ ↓ wählt einen Beleg, Enter oder Doppelklick öffnet ihn, Esc führt ins Hauptmenü.

Ein Angebot (F8) oder eine Rechnung (F9) für einen bestimmten Kunden legen Sie auch in den Adressen an; Anschrift und Angaben des Kunden stehen dann schon im Beleg.

Belegarten

Angebote haben ihren eigenen Nummernkreis. Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen und Gutschriften teilen sich einen, und ihre Nummern sind lückenlos, weil sie erst beim Festschreiben vergeben werden. Wie die Nummern aussehen und womit sie beginnen, legen Sie unter Parameter › Nummern fest.

Auf dem Blatt schreiben

Das Blatt zeigt den Beleg, wie er gedruckt wird: Briefkopf, Anschrift, Datum und Nummer, Bauvorhaben, Betreff, Positionen, Titelsummen und Summenblock. Logo, Hausfarbe, Schrift und Briefpapier kommen aus Parameter › Erscheinungsbild. Gespeichert wird im Hintergrund; in der Kopfzeile steht „Gespeichert“, sobald alles gesichert ist.

So schreiben Sie eine Position:

1. Tippen Sie in der Randspalte links das Kürzel der Leistung. Schon beim ersten Buchstaben erscheinen passende Leistungen und Textbausteine mit Einheit und Preis; ↑ ↓ wählt.
2. Enter übernimmt die Leistung mit Text, Einheit und Preis aus den Stammdaten. Die Schreibmarke steht danach in der Menge.
3. Tippen Sie die Menge, als Zahl oder als Rechenweg, etwa 5,60*2,55.
4. Enter springt in die nächste Zeile. Am Ende des Belegs legt Enter eine neue Position an.

Enter springt von Feld zu Feld, ↑ ↓ wechselt die Zeile, Tab geht ins nächste Feld, Shift Enter beginnt im Text eine neue Zeile. Findet FutureCraft zum Kürzel nichts, führt Enter in den Leistungstext, und Sie schreiben die Position frei. Esc schließt zuerst Vorschläge, Suche und Kalkulation und führt dann zurück in die Belegliste.

Einen Rechenweg in der Menge rechnet FutureCraft gleich aus; unter der Position steht er als „Rechenweg: …“. Erlaubt sind die Grundrechenarten und Klammern, mit Komma als Dezimalzeichen, etwa 2,50*4,20-1,26*2,01.

Auf dem Bildschirm ist das Blatt nicht in Seiten geteilt. Wie sich die Seiten aufteilen, zeigt die Vorschau als PDF (F8).

Positionen und Leistungen

Eine Position ist eine Zeile mit Leistung, Menge und Preis. Die Leistungen mit Kürzel, Text, Einheit, Lohnminuten und Material pflegen Sie unter Stammdaten › Leistungen; FutureCraft kalkuliert daraus den Einheitspreis mit den Sätzen Ihres Betriebs.

• Leistung suchen (F2) öffnet in der Zeile die Liste der Leistungen.
• Position einfügen (F7) legt hinter der Zeile, in der Sie stehen, eine leere Position an.
• Zeile löschen (Strg Entf) entfernt die Zeile; Rückgängig (Strg Z) holt sie zurück.
• Spring › Zur ersten Position (Strg Pos1) und Zur letzten Position (Strg Ende) springen im Beleg.

Häufige Leistungen und Texte legen Sie auf eine Funktionstaste: Extra › Funktionstaste belegen (Alt F3), mehr unter Makros.

Ein Textbaustein lässt sich wie eine Leistung über sein Kürzel einfügen: In einer leeren Position wird er zur Textzeile, hinter einer ausgefüllten Position kommt er als Textzeile dazu. Textbausteine pflegen Sie unter Stammdaten › Textbausteine.

Preis und Einheit

Den Einheitspreis können Sie von Hand überschreiben. Tippen Sie den Preis ins Feld EP; die Infozeile nennt dann den kalkulierten Preis zum Vergleich. Zurück geht es mit „Kalkulierten Preis übernehmen“ in der Kalkulation der Position (F6). Eine Position ohne Leistung hat keinen kalkulierten Preis; dort tragen Sie ihn selbst ein.

Die Einheit kommt aus der Leistung. Im Blatt und in der Tabelle lässt sie sich nicht ändern; eine freie Position ohne Leistung bleibt dort also ohne Einheit. Eine Rechnung, in der eine Position keine bekannte Einheit hat, lässt sich nicht festschreiben, denn die E-Rechnung verlangt sie. Legen Sie wiederkehrende Arbeiten darum als Leistung an.

Positionsart

Eine Position kann eine Bedarfs- oder Alternativposition sein. Die Art wählen Sie unter Position › Positionsart …; ↑ ↓ wählt, Enter übernimmt.

In einer Rechnung zählt, was ausgeführt ist: Ausgeführte Bedarfspositionen werden Normalpositionen, nicht beauftragte Alternativen fallen weg. Solange eine Rechnung noch Bedarfs- oder Alternativpositionen enthält, lässt sie sich nicht festschreiben. Alle auf einmal rechnet „Alle abrechnen“ im Fenster Positionsart ab; prüfen Sie danach die Mengen.

Titel und Textzeilen

Titel gliedern den Beleg, etwa nach Räumen oder Bauteilen. Jeder Titel bekommt eine Nummer und am Ende seine Titelsumme. Textzeilen stehen ohne Nummer und Preis zwischen den Positionen, etwa für Hinweise zur Ausführung.

• Titel einfügen (F4) legt hinter der Zeile, in der Sie stehen, einen Titel an.
• Textzeile einfügen (F5) legt eine Textzeile an; Shift Enter beginnt darin eine neue Zeile.
• Titel › Titelzusammenstellung … zeigt alle Titel mit ihren Summen. Mit „Zusammenstellung im Beleg drucken“ steht sie vor dem Summenblock, auf dem Blatt und im PDF.
• Inhalt › Inhaltsverzeichnis der Titel … (Strg G) springt zu einem Titel: Nummer oder Titel tippen, Enter springt hin.

Nummerierung

FutureCraft nummeriert selbst: Titel 1, 2, 3, darin die Positionen 1.01, 1.02 und so weiter; ohne Titel zählen die Positionen 1, 2, 3. Nach jedem Einfügen und Löschen stimmen die Nummern sofort, auf dem Blatt, im PDF und in der E-Rechnung. Ein Beleg aus einem Leistungsverzeichnis behält die Ordnungszahlen (OZ) des Auftraggebers; eigene Positionen hängen sich mit Buchstaben an, etwa 01.02.0010a. Nummer › Neu nummerieren … erklärt das am Beleg und stellt einen Beleg aus einem Leistungsverzeichnis auf Wunsch auf die eigene Nummerierung um.

Tabellenansicht

Neben dem Blatt gibt es die Tabellenansicht: derselbe Beleg als dichte Liste. Sie ist die Alternative für lange Belege; geschrieben wird darin wie auf dem Blatt.

Umschalten › Blattansicht / Tabellenansicht (F9) wechselt hin und her, ebenso die Knöpfe Blatt und Tabelle über dem Blatt. Die Tabelle zeigt Pos., Kürzel, Bezeichnung, Menge, Einheit, EP und GP, darüber Kunde, Bauvorhaben und Betreff, darunter Netto, MwSt. und Brutto. Die Anschrift steht dort in einer Zeile, ihre Zeilen trennt ein Komma.

Kunde und Bauvorhaben

Den Kunden holen Sie aus den Adressen. Der Beleg übernimmt dann Anschrift, Kundennummer, Zahlungsziel, die E-Mail für Rechnungen, die USt-IdNr. und bei Behörden die Leitweg-ID; bei Privatkunden ist der Haken Privatkunde gleich gesetzt.

1. Tippen Sie im Anschriftfeld die ersten Buchstaben des Namens. FutureCraft zeigt passende Kunden; ↑ ↓ wählt, Enter übernimmt. Mit Esc schreiben Sie die Anschrift frei.
2. Hat der Kunde Objekte, bietet das Feld Bauvorhaben sie gleich an. Enter übernimmt ein Objekt, Esc lässt eigenen Text zu.
3. Enter führt weiter zum Betreff und von dort in die erste freie Position.

Dieselben Wege stehen im Menü Adresse: Kunde aus den Adressen …, Objekt des Kunden wählen …, Anschrift als neuen Kunden speichern, Kunden in den Adressen öffnen und Kundenbezug lösen. Eine frei geschriebene Anschrift macht „Anschrift als neuen Kunden speichern“ zum Kunden in den Adressen; Telefon und Objekte ergänzen Sie dort.

Über dem Blatt stehen außerdem der Haken Privatkunde (§ 35a) und die Auswahl des Steuerfalls.

Bei Privatkunden weist der Beleg unter der Summe die darin enthaltenen Arbeitskosten nach § 35a EStG aus. Den Steuerfall, etwa Regelsatz 19 % oder Bauleistung § 13b UStG, wählen Sie je Beleg; welcher gilt, klärt im Zweifel Ihr Steuerberater.

Aufmaß zur Position

Die Menge einer Position können Sie aus Raummaßen rechnen lassen, nach VOB/C (DIN 18363): Öffnungen bis 2,50 m² werden übermessen, größere abgezogen.

1. Stellen Sie sich in die Position und drücken Sie F3 (Berechne › Aufmaß für Position).
2. Wählen Sie Wände, Decke oder Boden und tragen Sie Länge, Breite und bei Wänden die Höhe in Metern ein. Öffnungen schreiben Sie als Breite × Höhe, mehrere getrennt mit Semikolon: 1,01 × 2,01; 2,26 × 1,38.
3. Darunter steht der Rechenweg mit der Menge. Enter übernimmt sie in die Position.

Unter der Position steht danach, woher die Menge kommt, etwa „Aufmaß: Wände 5,60 × 4,38, H 2,55, Öffnungen nach VOB“. Das Aufmaß liefert Quadratmeter; rechnet die Position in einer anderen Einheit, weist das Fenster darauf hin.

Für ein ganzes Bauvorhaben gibt es das Aufmaß Raum für Raum und das Tabellen-Aufmaß. Berechne › Aufmaß zum Beleg … und Berechne › Tabellen-Aufmaß zum Beleg … öffnen sie mit diesem Beleg; von dort übernehmen Sie die Mengen in die Positionen, mehr unter Aufmass und Tabellen-Aufmass. Stehen Mengen aus einem Aufmaß in einer Rechnung oder Schlussrechnung, kommt das Aufmaß beim Festschreiben als Anlage mit ins Archiv; Abschlagsrechnungen bekommen keines.

Kalkulation im Beleg

Jede Position mit Leistung ist kalkuliert: Lohnminuten je Einheit mal Verrechnungssatz, dazu das Material mit Materialzuschlag und, falls vorhanden, eine Fremdleistung. Daraus ergibt sich der Einheitspreis. Der Deckungsbeitrag zeigt, was die Position nach den direkten Kosten bringt. Gerechnet wird mit den Sätzen Ihres Betriebs.

Kalkulation › Kalkulation anzeigen (F6) blendet neben dem Blatt die Kalkulation der Position ein, in der Sie stehen: Lohn, jedes Material mit Verbrauch und Preis, Materialzuschlag, Einheitspreis, die Anteile von Lohn und Material und den Deckungsbeitrag. Die Lohnminuten ändern Sie dort direkt. F6 blendet die Kalkulation wieder aus.

Für den ganzen Beleg:

• Kalkulation › Endpreiskalkulation … rechnet den Beleg auf eine Zielsumme, mehr unter Endpreiskalkulation.
• Berechne › Zu- und Abschläge … ändert die Einheitspreise des Belegs oder einzelner Titel um einen Prozentsatz, mehr unter Zu- und Abschläge.
• Kalkulation › Kalkulation des Belegs (Kalk) … zeigt Lohn, Material, Kosten und Deckungsbeitrag je Titel, mehr unter Kalkulation eines Belegs.
• Kalkulation › Nachkalkulation … stellt bei einem Auftrag die erfassten Stunden und Kosten gegen die Kalkulation, mehr unter Nachkalkulation.

Preise ändern Endpreis und Zu- und Abschläge nur in Belegen, die nicht festgeschrieben sind, und nie in Gutschriften und Abschlagsrechnungen.

Material und Großhandel

Das Material einer Position kommt aus der Leistung: Verbrauch je Einheit, Einkaufspreis und Materialzuschlag gehen in den Einheitspreis ein. Liefert der Großhändler per DATANORM neue Preise, rechnet die Leistung von selbst neu.

Material › Material zur Position … zeigt das Material der gewählten Position mit Verbrauch je Einheit, Einheit, Einkaufspreis, Gebinde und dem Artikel aus DATANORM. Dort ändern Sie Verbrauch und Preis, verknüpfen mit „Artikel …“ einen Artikel oder fügen mit „Material hinzufügen“ weiteres Material an; darunter steht, wie sich der Einheitspreis ändert. Enter springt weiter, Strg Enter übernimmt. Bei festgeschriebenen Belegen ist das Fenster nur zur Ansicht.

Mit einem Großhändler, der IDS Connect oder OCI anbietet, holen Sie Material direkt aus seinem Shop. Material › Warenkorb vom Großhändler … öffnet den Shop; der Warenkorb kommt als Material zur gewählten Position oder als neue Positionen in den Beleg. Material › Warenkorb an den Großhändler senden … schickt das Material mit Artikelnummer per IDS Connect als Warenkorb in den Shop. Den Zugang richten Sie unter Schnittstellen › Großhandel ein.

Rückgängig und Wiederherstellen

Jeden Schritt im Beleg können Sie zurücknehmen, solange der Beleg nicht festgeschrieben ist: getippte Eingaben, eingefügte und gelöschte Zeilen, einen übernommenen Kunden oder neue Preise aus der Endpreiskalkulation.

• Bearbeite › Rückgängig (Strg Z) nimmt den letzten Schritt zurück; das Menü nennt ihn, etwa „Rückgängig: Zeile gelöscht“.
• Bearbeite › Wiederherstellen (Strg Y, am Mac ⇧ ⌘ Z) holt ihn wieder.
• In einem Feld, in dem Sie gerade tippen, nimmt Strg Z zuerst das Getippte zurück.

FutureCraft merkt sich die letzten 100 Schritte. Festschreiben, eine gleichzeitige Änderung desselben Belegs an einem anderen Arbeitsplatz und das Neuladen der Seite leeren den Verlauf.

Im Beleg suchen

Suche › Im Beleg suchen (Strg F) öffnet über dem Blatt ein Suchfeld. Gesucht wird in Text, Kürzel, Nummer, Menge und Betrag, ab der Zeile, in der Sie stehen. Die Treffer sind auf dem Blatt markiert, der aktuelle hervorgehoben. Enter oder F3 springt zum nächsten Treffer, Shift Enter oder Shift F3 zum vorigen; Esc schließt die Suche und setzt die Schreibmarke in die gefundene Zeile. Zu einem Titel springen Sie mit Inhalt › Inhaltsverzeichnis der Titel (Strg G).

Vorschau, PDF und Versand

Die Vorschau zeigt das echte PDF, so wie es beim Kunden ankommt: im Briefbogen Ihres Betriebs, gesetzt nach DIN 5008. Ein Rechnungsentwurf trägt darin den Vermerk „ENTWURF“; bei festgeschriebenen Rechnungen zeigt FutureCraft das archivierte PDF. Ist unter Parameter › Erscheinungsbild der GiroCode eingeschaltet, trägt die festgeschriebene Rechnung einen QR-Code, mit dem der Kunde in seiner Banking-App bezahlt.

• Vorschau als PDF (F8, auch Datei › Vorschau als PDF) öffnet die Vorschau; F8 oder Esc schließt sie wieder. „Herunterladen“ speichert das PDF.
• Datei › PDF herunterladen lädt das PDF ohne den Umweg über die Vorschau.

Per E-Mail senden

Angebote und festgeschriebene Rechnungen gehen über das Postfach Ihres Betriebs an den Kunden. Eine Rechnung schreiben Sie vor dem Versand fest; FutureCraft erinnert daran.

1. Datei › Per E-Mail senden … oder der Knopf E-Mail über dem Blatt öffnet den Versand.
2. Betreff und Text kommen aus der Vorlage unter Parameter › E-Mail, der Empfänger aus der E-Mail für Rechnungen bzw. der Adresse des Kunden. Alles lässt sich vor dem Versand ändern. Mehrere Empfänger trennen Sie mit Komma, „Kopie an“ ist freiwillig.
3. Unter dem Text steht, was angehängt wird: das PDF, bei Rechnungen mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD), für Behörden zusätzlich die XRechnung.
4. Senden (Strg Enter) schickt die E-Mail ab.

Ist noch kein Postfach eingerichtet, führt der Hinweis im Fenster zu Parameter › E-Mail.

Die E-Mail erscheint mit Logo, Hausfarbe und Fußzeile Ihres Betriebs. Ein Angebot steht nach dem Versand auf „Versendet“. Gehört zu einer festgeschriebenen Rechnung ein Aufmaß, geht es auf Wunsch als Anlage mit, so wie es beim Festschreiben ins Archiv kam. Steht im Fenster „Testbetrieb“, verlassen die E-Mails den Rechner nicht; sie liegen dann nur im Versandprotokoll.

Einzelplatz Im Einzelplatz geht das Angebot als PDF hinaus. Die Online-Annahme braucht FutureCraft auf einem Server, den Ihre Kunden erreichen; es gibt sie im Abo.

Jeder Versand steht im Versandprotokoll (Diverse › Versandprotokoll …): Zeitpunkt, Empfänger, Betreff, Anhänge und Ergebnis. „ansehen“ zeigt die E-Mail, wie sie hinausging. Das Protokoll lässt sich nicht ändern, und versendete Belege bleiben erhalten.

Im Abo Online-Annahme

Mit dem Angebot geht auf Wunsch ein persönlicher Link an den Kunden. Er sieht das Angebot im Erscheinungsbild Ihres Betriebs, kann das PDF laden und nimmt es mit seinem Namen verbindlich an, am Rechner wie auf dem Handy.

1. Haken Sie beim Versand per E-Mail „Online-Annahme anbieten“ an. Ob der Haken schon gesetzt ist, legen Sie unter Parameter › E-Mail fest („Bei Angeboten die Online-Annahme vorschlagen“).
2. Nach dem Versand öffnet „Annahme-Seite öffnen, wie der Kunde sie sieht“ die Seite zur Kontrolle. Über dem Blatt steht, wann der Link versendet wurde und bis wann er gilt.
3. Nimmt der Kunde an, steht das Angebot auf „Angenommen“, und über dem Blatt steht „Online angenommen“ mit Datum, Uhrzeit, Name und seiner Nachricht. Ihr Betrieb bekommt dazu eine E-Mail.

Der Link gilt bis zum Ende des Tages, an dem das Angebot abläuft, mindestens aber 14 Tage ab dem Versand. Angenommen wird genau der versendete Stand. Ändern Sie das Angebot danach, weist FutureCraft über dem Blatt darauf hin; mit einem neuen Versand bekommt der Kunde den neuen Stand, und der alte Link gilt nicht mehr.

Rechnung aus dem Angebot

Ist die Arbeit getan, wird das Angebot zur Rechnung, ohne dass Sie etwas abschreiben. Umschalten › Als Rechnung übernehmen legt eine Rechnung im Entwurf an, mit Kunde, Anschrift, Bauvorhaben, Betreff, Steuerfall, den Angaben für die E-Rechnung und allen Titeln, Positionen und Textzeilen. Im Informationsblock steht „Zu Angebot“ mit der Nummer des Angebots.

Passen Sie die Mengen an das an, was ausgeführt ist, etwa nach dem Aufmaß, rechnen Sie Bedarfs- und Alternativpositionen ab (siehe Positionsart) und schreiben Sie die Rechnung dann fest. Gibt es zum Angebot schon Abschlagsrechnungen, fragt FutureCraft „Als Schlussrechnung abrechnen?“: Die Schlussrechnung übernimmt alle Positionen und zieht die erhaltenen Abschlagszahlungen ab.

Eine Rechnung ohne Angebot legen Sie in der Belegliste mit Neue Rechnung (Taste R) an. Den Termin für die Ausführung planen Sie aus dem Angebot mit Diverse › Termin planen …; die Termin-Verwaltung öffnet dann mit Kunde und Bauvorhaben des Angebots.

Abschlags- und Schlussrechnung

Bei größeren Aufträgen rechnen Sie in Abschlägen ab und am Ende mit der Schlussrechnung. Beide entstehen aus dem Angebot. Einen Überblick über Auftragssumme, Abschläge und Zahlungen gibt Diverse › Abschlagsübersicht ….

Abschlagsrechnung

1. Wählen Sie im Angebot Umschalten › Als Abschlagsrechnung übernehmen ….
2. Das Fenster zeigt die Auftragssumme und was schon abgerechnet ist. Geben Sie den Abschlag in Prozent der Auftragssumme oder als Betrag netto ein; darunter steht, wie viel danach abgerechnet ist.
3. „Anlegen“ legt die Abschlagsrechnung als Entwurf an, mit einer Pauschalposition wie „1. Abschlag gemäß Angebot …“. Festgeschrieben wird sie wie jede Rechnung mit F10.

Wäre danach mehr als die Auftragssumme abgerechnet, warnt das Fenster; bei Privatkunden weist es über 90 Prozent auf die Grenze für Verbraucherbauverträge hin (§ 650m BGB). Den nächsten Abschlag legen Sie wieder aus dem Angebot an oder aus der festgeschriebenen Abschlagsrechnung mit Umschalten › Nächste Abschlagsrechnung …. Buchen Sie eingehende Zahlungen auf die Abschläge unter Zahlungen: Die Schlussrechnung zieht nur gebuchte Zahlungen ab.

Schlussrechnung

Umschalten › Als Schlussrechnung übernehmen im Angebot, oder Schlussrechnung erstellen in einer festgeschriebenen Abschlagsrechnung, legt die Schlussrechnung an: mit allen Positionen des Angebots und den erhaltenen Abschlagszahlungen als Abzug. Unbezahlte Abschläge stecken im Restbetrag. Beim Öffnen des Entwurfs liest FutureCraft neu gebuchte Zahlungen selbst ein, von Hand mit Diverse › Abschläge neu einlesen.

Beim Festschreiben listet das Fenster die Abschläge mit den erhaltenen Beträgen. Danach stehen die Abschlagsrechnungen auf „Verrechnet“; Zahlungen und Storno laufen dann über die Schlussrechnung. Wurde mehr gezahlt als geleistet, bestätigen Sie vor dem Festschreiben, dass Sie das Guthaben dem Kunden erstatten. Was die E-Rechnung bei Abschlägen enthält und was noch fehlt, steht unter Bekannte Grenzen.

Festschreiben (F10)

Festschreiben macht aus dem Entwurf die endgültige Rechnung, so wie es die GoBD verlangen. Das gilt für Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen und Gutschriften. Angebote werden nicht festgeschrieben, sie haben ihre Nummer von Anfang an.

So können Sie eine Rechnung festschreiben:

1. Prüfen Sie die Rechnung, am besten in der Vorschau als PDF (F8).
2. Drücken Sie F10, oder wählen Sie Datei › Festschreiben oder den Knopf Festschreiben über dem Blatt.
3. Das Fenster nennt Kunde, Betreff und Betrag und was beim Festschreiben geschieht. Enter schreibt die Rechnung fest, Esc bricht ab.

Beim Festschreiben geschieht Folgendes:

• Die Rechnung bekommt die nächste Nummer aus dem lückenlosen Nummernkreis.
• FutureCraft prüft, ob alle Angaben für die E-Rechnung da sind.
• Das PDF entsteht als PDF/A-3 mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD) und kommt ins Archiv; bei Rechnungen und Schlussrechnungen ein Aufmaß, dessen Mengen darin stehen, als Anlage dazu.
• Die Beträge werden eingefroren. Der Beleg zeigt danach dieselben Sätze und dasselbe Erscheinungsbild wie das archivierte PDF, auch wenn Sie später etwas unter Parameter ändern.

Danach steht die Rechnung unter Offene Posten, und über dem Blatt steht, wann sie festgeschrieben wurde.

Fehlt etwas, nennt das Fenster unter „Für die E-Rechnung fehlt noch etwas:“ jede Lücke, etwa wenn weder USt-IdNr. noch Steuernummer Ihres Betriebs eingetragen sind. Firmendaten ergänzen Sie unter Parameter › Firmendaten, Angaben zum Kunden mit „Angaben für die E-Rechnung …“ direkt im Fenster. Danach schreiben Sie noch einmal fest.

E-Rechnung

Jede festgeschriebene Rechnung ist zugleich eine E-Rechnung: ein PDF/A-3 mit eingebetteten Daten im Format ZUGFeRD (EN 16931). Ihr Kunde liest das PDF wie gewohnt, seine Buchhaltung liest die Daten daraus. Beim Versand per E-Mail geht sie als Anhang mit.

Angaben für die E-Rechnung

Name und Anschrift kommen aus dem Anschriftfeld. Was dort nicht steht, tragen Sie unter Diverse › Angaben für die E-Rechnung … ein, über den Knopf E-Rechnung über dem Blatt oder direkt im Fenster Festschreiben:

Beim Festschreiben prüft FutureCraft unter anderem Name, Ort und Land von Betrieb und Kunde, die USt-IdNr. oder Steuernummer Ihres Betriebs, für jede Position einen Text und eine bekannte Einheit (etwa m², m, Stk, h oder psch) und bei § 13b die USt-IdNr. des Kunden.

XRechnung für Behörden

Öffentliche Auftraggeber verlangen eine XRechnung mit Leitweg-ID. Ist der Kunde in den Adressen als Behörde angelegt, kommt die Leitweg-ID von dort mit; sonst tragen Sie sie unter „Angaben für die E-Rechnung“ ein. Mit Leitweg-ID prüft FutureCraft schon beim Festschreiben zusätzlich die Postleitzahlen, einen Ansprechpartner Ihres Betriebs mit Telefon und E-Mail, die IBAN und die E-Mail-Adressen von Betrieb und Kunde.

Nach dem Festschreiben steht die XRechnung unter Datei › XRechnung herunterladen. Beim Versand per E-Mail hängt FutureCraft sie selbst an. Den Versand über Peppol gibt es noch nicht, siehe Bekannte Grenzen; mehr zur E-Rechnung unter Schnittstellen.

Zahlungen und Status

Jeder Beleg hat einen Status: Entwurf, Versendet, Angenommen, Bezahlt, Storniert oder Verrechnet. Er steht in der Belegliste und über dem Blatt.

• Ein Angebot steht nach dem Versand per E-Mail auf „Versendet“.
• Von Hand setzen Sie den Status unter Diverse › Status: versendet, Status: angenommen (bei Angeboten) und Status: bezahlt (bei Rechnungen), etwa für einen Beleg, den Sie gedruckt übergeben haben.
• Eine festgeschriebene Rechnung ist ein offener Posten. Bezahlt ist sie, sobald die gebuchten Zahlungen den Betrag decken.

Diverse › Zahlungen und Mahnungen … oder „Zahlungen“ in der Funktionsleiste öffnet bei einer festgeschriebenen Rechnung das Fenster „Zahlung zu …“ mit den bisherigen Zahlungen. Für eine neue tragen Sie Datum, Betrag, Art (Überweisung, Bar, Karte, Lastschrift, Verrechnung oder Sonstiges) und eine Notiz ein, etwa Skonto oder Teilzahlung; „Zahlung buchen“ bucht sie. Eine falsche Buchung nehmen Sie mit „gegenbuchen“ zurück.

Mahnungen schreiben Sie unter Offene Posten. Dort gleichen Sie auch den Kontoauszug ab, mehr unter Kontoauszug abgleichen.

Stornieren

Eine festgeschriebene Rechnung ändern Sie nicht, Sie stornieren sie: Eine Gutschrift hebt sie auf, danach schreiben Sie die richtige Rechnung neu.

1. Öffnen Sie die festgeschriebene Rechnung und wählen Sie Umschalten › Stornieren (Gutschrift) oder „Stornieren“ in der Funktionsleiste.
2. FutureCraft legt eine Gutschrift im Entwurf an, mit dem Betreff „Storno zu Rechnung …“ und denselben Positionen und Preisen wie beim Festschreiben der Rechnung. Gibt es schon eine Gutschrift im Entwurf zu dieser Rechnung, öffnet FutureCraft diese.
3. Schreiben Sie die Gutschrift fest (F10). Sie bekommt die nächste Nummer aus dem Nummernkreis der Rechnungen, und die Rechnung steht danach auf „Storniert“.
4. Legen Sie die richtige Rechnung neu an, etwa wieder mit Als Rechnung übernehmen aus dem Angebot.

Eine Abschlagsrechnung, die mit der Schlussrechnung verrechnet ist, stornieren Sie erst, wenn die Schlussrechnung storniert ist. Sind auf eine Abschlags- oder Schlussrechnung Zahlungen gebucht, buchen Sie diese vorher gegen. Wird eine Schlussrechnung storniert, sind ihre Abschläge wieder offen oder bezahlt.

Im Abo KI-Assistent

Im Angebot schlägt der KI-Assistent Titel, Positionen und Mengen vor. Sie beschreiben den Auftrag und hängen Fotos, Pläne oder ein Leistungsverzeichnis als PDF an; der Assistent stellt daraus ein Angebot aus Ihrem Leistungsstamm zusammen, mit Ihren Texten, Einheiten und Preisen. Flächen aus Raummaßen rechnet FutureCraft nach VOB/C, was sich nicht zuordnen lässt, steht als Hinweis daneben. In das Angebot kommt erst etwas, wenn Sie es übernehmen.

Der Inhaber schaltet den Assistenten unter Hilfsprogramme › KI-Assistent ein; solange er aus ist, weist FutureCraft beim Öffnen darauf hin. In Rechnungen und Gutschriften gibt es ihn nicht.

1. Öffnen Sie den Assistenten im Angebot mit Extra › KI-Assistent … (Alt K).
2. Beschreiben Sie unter „Was soll angeboten werden?“ Räume mit Maßen, Arbeiten und Besonderheiten, etwa „Wohnzimmer 5,60 × 4,38 m, Höhe 2,55 m: Wände und Decke streichen, Tür lackieren“.
3. Hängen Sie mit „+ Foto“, „+ Plan“ oder „+ PDF“ bis zu zehn Dateien an; auf iPhone und iPad nimmt „+ Kamera“ gleich ein Foto auf. Fotos und Pläne werden vor dem Hochladen verkleinert und ohne Ortsangaben gespeichert, PDFs gehen bis 20 MB.
4. „Vorschlag erstellen“ (Strg Enter) startet den Assistenten. Mit Fotos und Plänen dauert das oft eine Minute. Sie können das Fenster schließen, der Assistent arbeitet weiter, und der Vorschlag wartet beim nächsten Öffnen.
5. Prüfen Sie den Vorschlag: Einschätzung, offene Fragen, Hinweise, nicht zugeordnete Wünsche und die Zeilen mit Preisen.
6. „Übernehmen“ fügt die Zeilen vor der letzten leeren Position ein; Betreff und Objekt nur, wenn im Angebot noch keine stehen.

Ist im Angebot ein Kunde aus den Adressen gewählt, fließen seine früheren Angebote und Ihre Regeln für ihn ein. Die Anfrage geht mit den Dateien, Ihrem Leistungsstamm und den Angaben zum Kunden an Anthropic und wird nach Verbrauch abgerechnet. KI-Guthaben, Aufladen und einen eigenen Schlüssel finden Sie unter Hilfsprogramme › KI-Assistent.

Im Abo Mach es anders

Passt etwas nicht, schreiben Sie unter „Mach es anders“, was anders werden soll, etwa „Decke weglassen, der Raum ist 6,20 m lang“, und erstellen mit „Neue Fassung“ eine neue Fassung. Ab zwei Fassungen zeigt „Was sich geändert hat“ die Unterschiede; übernommen wird die gewählte Fassung. Danach fragt der Assistent „Soll ich mir das merken?“: „Für diesen Kunden“, „Immer“ oder „Nur dieses Mal“. Gemerkte Regeln stehen unter Hilfsprogramme › KI-Assistent. „Verwerfen“ löst den Vorschlag auf.

Im Abo Vorschlag melden

Ist ein Vorschlag falsch oder unpassend, melden Sie ihn mit „Vorschlag melden“ neben „KI-Vorschlag – bitte prüfen“. Es öffnet sich eine Anfrage an den Support mit der Art „KI-Vorschlag melden“; beschreiben Sie, was nicht stimmte. Der Vorschlag selbst geht nicht mit, nur dass er aus dem Angebotsassistenten kam. Mehr unter Anfrage an den Support.