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Briefe

Stand: FutureCraft 1.3.0

Im Abo steht an dem, was es nur im Abo gibt, Einzelplatz an dem, was nur für das Programm mit Lizenz auf einem Rechner gilt (Einstieg › Fassungen).

Im Programm Briefe entstehen Schreiben ohne Positionen und Beträge, etwa eine Terminbestätigung oder eine Mitteilung an die Hausverwaltung. Der Brief steht auf dem Briefpapier Ihres Betriebs, mit Logo, Hausfarbe und Fußzeile wie Angebote und Rechnungen. Das Erscheinungsbild legen Sie unter Parameter › Erscheinungsbild fest.

Sie öffnen das Programm im Hauptmenü unter Briefe (Taste 4).

Links steht die Liste der Briefe mit Datum, Empfänger und Betreff, rechts der gewählte Brief. Das Suchfeld über der Liste findet Briefe nach Betreff, Empfänger und Text, auch ältere. Briefe einer Serie und versendete Briefe sind in der Liste gekennzeichnet. Gespeichert wird automatisch.

Neuer Brief

  1. Neuer Brief (F7) legt einen Brief mit dem Datum von heute an.
  2. Tippen Sie unter „Empfänger aus den Adressen“ Name, Ort oder Kundennummer; ↑ ↓ wählt, Enter übernimmt. Anschrift, Anrede, Kunden-Nr. und E-Mail kommen aus der Adresse, danach steht die Schreibmarke im Betreff.
  3. Schreiben Sie Betreff und Text. Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz.
  4. PDF (F8) zeigt den Brief, wie er gedruckt wird. „Herunterladen“ speichert ihn, etwa zum Drucken.

Ohne Adresse schreiben Sie die Anschrift frei ins Feld Anschrift. Gruß und Unterschrift sind vorbelegt mit „Mit freundlichen Grüßen“ und dem Namen des Ansprechpartners aus Parameter › Firmendaten; beides lässt sich im Brief ändern.

Einen Brief an einen bestimmten Kunden beginnen Sie auch in den Adressen, mit dem Knopf Brief auf der Karteikarte. Anschrift und Anrede stehen dann schon im Brief.

Kopieren und löschen

Kopieren legt einen neuen Brief mit demselben Inhalt und dem Datum von heute an, etwa für ein ähnliches Schreiben an einen anderen Empfänger; den Empfänger wechseln Sie dann über „Empfänger aus den Adressen“. Löschen entfernt einen Brief, der noch nicht versendet ist; ein zweiter Klick auf „Wirklich löschen?“ bestätigt.

Textbausteine

Wiederkehrende Absätze legen Sie einmal als Textbaustein an und fügen sie in jeden Brief ein. Die Textbausteine pflegen Sie unter Stammdaten › Textbausteine; dieselben stehen im Angebot über ihr Kürzel bereit, siehe Positionen und Leistungen.

Sobald es Textbausteine gibt, steht über dem Textfeld das Feld „Textbaustein: Kürzel oder Wort …“. Tippen Sie das Kürzel oder ein Wort aus dem Baustein; ↑ ↓ wählt, Enter fügt den Text als eigenen Absatz dort ein, wo die Schreibmarke im Text zuletzt stand. Stand sie noch nirgends, kommt der Baustein ans Ende.

Brief per E-Mail

Ein Brief geht als PDF im Anhang einer E-Mail über das Postfach Ihres Betriebs hinaus, mit Logo, Hausfarbe und Fußzeile Ihres Betriebs.

  1. Per E-Mail … öffnet das Fenster „Brief per E-Mail“.
  2. An ist mit der E-Mail aus dem Brief vorbelegt, der Betreff mit dem Betreff des Briefs und der Text mit Anrede, einem Satz zum Schreiben im Anhang und Ihrem Gruß. Alles lässt sich vor dem Versand ändern. Mehrere Empfänger trennen Sie mit Komma, höchstens zehn je E-Mail; „Kopie an“ ist freiwillig.
  3. Senden (Strg Enter) schickt die E-Mail ab.

Danach zeigt „E-Mail ansehen“ die E-Mail, wie sie hinausging. Steht im Fenster „Testbetrieb“, verlässt die E-Mail den Rechner nicht. Ist noch kein Postfach eingerichtet, sagt das Fenster es; eingerichtet wird es unter Parameter › E-Mail.

Mit dem Versand ist der Brief festgeschrieben: Er lässt sich nicht mehr ändern oder löschen, das versendete PDF bleibt aufbewahrt (Aufbewahrung von Handelsbriefen). Für eine geänderte Fassung wählen Sie Kopieren.

Gedruckte und mit der Post verschickte Briefe schreibt FutureCraft nicht fest; aufbewahrt wird automatisch nur, was per E-Mail hinausgeht, siehe Bekannte Grenzen.

Serienbrief

Ein Serienbrief geht mit demselben Text an viele Empfänger, etwa eine Mitteilung an alle Kunden. Vorlage ist ein Brief: Betreff, Text und Gruß kommen aus ihm, Anschrift, Anrede und E-Mail aus der Adresse jedes Empfängers. Für jeden Empfänger entsteht ein eigener Brief.

  1. Schreiben Sie den Brief, der als Vorlage dient, und wählen Sie ihn in der Liste. Anschrift und Anrede ersetzt FutureCraft je Empfänger.
  2. Serienbrief … über der Liste öffnet die Auswahl der Empfänger.
  3. Wählen Sie Kunden oder Lieferanten und haken Sie die Empfänger an. Das Suchfeld findet Name, Ort und Straße; „Alle … auswählen“ nimmt alle gefundenen dazu, „Auswahl leeren“ beginnt von vorn.
  4. „… Briefe anlegen“ legt die Briefe mit dem Datum von heute an, höchstens 500 je Serienbrief. Sie stehen als Serienbrief in der Liste und lassen sich einzeln ändern.
  5. „Alle als PDF zum Drucken“ gibt die ganze Serie als ein PDF aus, „Per E-Mail an …“ schickt jedem Empfänger mit E-Mail-Adresse seinen Brief.

Später gibt „Ganze Serie“ an jedem Brief der Serie wieder alle Briefe als ein PDF aus.

Per E-Mail an alle

Betreff und Text gelten für alle E-Mails; {anrede} im Text ersetzt FutureCraft je Empfänger durch dessen Anrede. Jede E-Mail geht einzeln hinaus, mit dem eigenen Brief als PDF, und jeder versendete Brief ist danach festgeschrieben. Esc hält den Versand an, „Weiter senden“ setzt ihn fort, „Fehlgeschlagene erneut senden“ versucht es noch einmal. Die Briefe, die nicht per E-Mail hinausgegangen sind, etwa an Empfänger ohne E-Mail-Adresse, gibt „Übrige … zum Drucken“ als ein PDF aus.

Wartung fällig

Für Kunden mit fälliger Wartung beginnt der Serienbrief in Kundendienst und Wartung: Serienbrief „Wartung fällig“ (Taste S) im Reiter Fällig öffnet Briefe mit der Vorlage „Wartung fällig“, und die Kunden sind schon gewählt. Prüfen Sie den Text der Vorlage und wählen Sie dann „Serienbrief an … Kunden …“; „Ohne Vorwahl“ hebt die Auswahl auf. Eine Vorlage „Wartung fällig“ ohne Empfänger, die Sie schon angepasst haben, nimmt FutureCraft beim nächsten Mal wieder.

Im Abo Mit KI formulieren

Der KI-Assistent formuliert den Text eines Briefs nach Ihren Stichworten. Der Inhaber schaltet ihn unter Hilfsprogramme › KI-Assistent ein; solange er aus ist, lässt sich „Mit KI formulieren“ nicht wählen.

  1. „Mit KI formulieren“ über dem Textfeld öffnet das Fenster.
  2. Schreiben Sie unter „Was soll im Brief stehen?“, worum es geht, etwa „Termin für die Besichtigung vorschlagen und um Rückmeldung bitten“. Steht schon Text im Brief, nimmt der Assistent ihn als Grundlage, solange „bisherigen Text als Grundlage nehmen“ angehakt ist.
  3. „Formulieren“ (Strg Enter) holt den Vorschlag. Sie können ihn im Fenster ändern oder mit „Neu formulieren“ einen neuen holen.
  4. „Übernehmen“ (Strg Enter) ersetzt den bisherigen Text, „Anhängen“ setzt den Vorschlag als neuen Absatz dahinter.

Prüfen Sie den Text vor dem Versand; im Fenster steht er unter „KI-Vorschlag – bitte prüfen“. Ist der Empfänger aus den Adressen gewählt, kennt der Assistent seine Anrede und Ihre Regeln für diesen Kunden. An Anthropic gehen die Anweisung, der bisherige Text (wenn angehakt) und Angaben zum Empfänger aus den Adressen; abgerechnet wird nach Verbrauch.

Auch den Text der E-Mail im Fenster „Brief per E-Mail“ formuliert „Mit KI formulieren“. Passt ein Vorschlag nicht, melden Sie ihn mit „Vorschlag melden“ an den Support; der Text selbst geht dabei nicht mit, mehr unter Anfrage an den Support.